L’ensemble des questions relatives à cet appel à manifestation d'intérêts (AMI) doivent être envoyées à l’adresse sofia.linitiative@expertisefrance.fr, par email uniquement, au plus tard le 4 juin 2023 comme indiqué dans le règlement de l'AMI.

Expertise France ne fournira pas de réponse aux questions soumises au-delà de cette date.

Les réponses aux questions reçues dans les délais impartis seront mises en ligne sur le site de L’Initiative au fur et à mesure. Il relèvera de la responsabilité des organismes de se tenir informés des réponses dès lors qu’elles seront publiées sur le site de L’Initiative.

En cas de difficultés, les organisations peuvent envoyer un email à l’adresse suivante : sofia.linitiative@expertisefrance.fr.

Question 1 : Est-ce que les réponses aux diverses questions de l’Annexe 1 – Formulaire de Soumission suffisent pour bénéficier de la subvention ?

Réponse 1 : Pour bénéficier de la subvention, il vous suffit de de nous transmettre les documents suivants :

1. Le formulaire de soumission complété par vos soins ;
2. Une copie des statuts de l’organisation (en français) ;
3. Une copie de la preuve d’enregistrement de l’organisation dans le pays dans laquelle figure l’adresse de domiciliation actuelle de l’organisation ;
4. Une copie de la preuve d’enregistrement d’un compte bancaire au nom de l’organisation ;
5. Le rapport financier global 2021 de l’organisation, validé en Assemblée Générale ou toute autre instance de gouvernance ;
6. Le dernier rapport d’activités annuel.

Veuillez noter que le dispositif permet d'accéder à une subvention d'appui au fonctionnement de votre organisation ainsi qu'à un accompagnement technique de renforcement de capacité votre organisation. Les questions du l’ « Annexe 1 -  Formulaire de Soumission » vous permettront de présenter votre organisation et les besoins/défis auquel cette subvention pourrait répondre.

Toutes les demandes ne pourront malheureusement pas être retenues, les critères d’éligibilités et la pertinence de votre demande sera étudiée par un comité de sélection.

 

Question 2 : Est-ce qu’une partie de la subvention peut être octroyée à des partenaires ?

Réponse 2 : Non, la subvention sert uniquement à financer l’organisation qui a candidaté au dispositif SOFIA et à qui il a été attribué une subvention. L'objectif du dispositif est de fournir une subvention et un accompagnement technique pour renforcer la capacité des organisations en tant que structure individuelle.

 

Question 3 : Est-ce qu’un consortium d’organisation peut postuler au dispositif SOFIA ?

Réponse 3 : Non, un consortium ne peut pas postuler au dispositif SOFIA. Les organisations ne peuvent postuler qu’à titre individuel. En revanche, un réseau ou une faitière d'organisations peut candidater, sous réserve d'avoir une existence juridique et une équipe dédiée (pour son secrétariat par exemple).

 

Question 4 : Est-ce que le dispositif SOFIA permet de financer des projets ?

Réponse 4 : Non. Le dispositif permet d'accéder à une subvention d'appui au fonctionnement de votre organisation ainsi qu'à un accompagnement technique de renforcement de capacité de votre organisation et non à une subvention de projet. La subvention peut couvrir des frais de fonctionnement, des ressources humaines de l'organisation et/ou des activités. Ces activités n’ont pas vocation à être un projet en tant que tel mais ceci peut permettre des activités de routine de votre organisation ou faciliter sa montée en compétence. En revanche, l’appui du dispositif SOFIA peut venir en complémentarité d’un autre financement reçu afin d’appuyer votre organisation dans l’exécution et le suivi de ce projet.

 

Question 5 : Comment devons-nous soumettre notre dossier de candidature ?

Réponse 5 : Les étapes nécessaires pour soumettre votre candidature sont précisées dans le règlement d'appel à manifestation d'intérêt, section "4.2. Comment soumettre la candidature":

Votre dossier de candidature doit être téléchargé sur le Cloud d’Expertise France avant le 14 juin 2023 à 12h00 (heure de Paris - UTC+2) (date et heure de téléchargement faisant foi).

Pour recevoir un lien d’accès à votre espace cloud, veuillez renseigner le formulaire de demande de lien (jusqu'au 8 juin 2023) disponible ici : https://expertise-france.formalto.app/jZEAYd2UJb.

 

Question 6 : Nous voudrions savoir où trouver le formulaire de soumission (Annexe 1) ?

Réponse 6 : Le formulaire de soumission (Annexe 1) est disponible dans le même dossier que le règlement d’appel à manifestation d’intérêt.

Pour le trouver, rendez-vous sur le site web de l’appel à manifestation d’intérêt et cliquez sur « télécharger le kit » : https://www.initiative5pour100.fr/projet/appel-manifestation-dinteret-au-dispositif-sofia-de-linitiative

 

Question 7 : Dans le formulaire de soumission (Annexe 1), section « budget annuel de votre organisation (page2) », pourriez-vous nous expliquer comment renseigner la colonne « Total des charges (dépenses) en Euros » et « Taux de change (pour les budgets qui ne sont pas en euros » ?

Réponse 7 : Le "Total des charges (dépenses) en Euros" correspond au montant du budget annuel de votre organisation. Il faut renseigner le montant des charges, c'est-à-dire les dépenses de votre organisation comme indiqué dans vos rapports financiers pour 2021, 2022 et 2023 (c’est-à-dire toutes les dépenses réalisées par votre organisation par année). Il faut que le montant soit fourni en euros.

"Taux de change (pour les budgets qui ne sont pas en euros)" : si le budget de votre organisation n'est pas en euros, il faut indiquer le taux de change que vous avez utilisé pour convertir le budget en euros (si votre budget est en Franc CFA (XOF ou XAF), le taux de change vers l’euro est de 0,00152). Pour tout autre monnaie, veuillez-vous référer au taux de change MINEFI : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/taux_chancellerie_change

 

Question 8 : Dans le formulaire de soumission (Annexe 1), section « 6. Subvention demandée au dispositif SOFIA sur 15 mois (page 7) », est-ce que des dépenses de nature logistique, par exemple, l’achat de motos, peut être inclus dans la rubrique « Frais de fonctionnement » ?

Réponse 8 : Oui, vous pouvez mettre l'achat d’équipement logistique, comme des motos, dans la rubrique "frais de fonctionnement" si l'achat n'est pas fait dans le cadre d'une activité précise. Si cet achat entre dans le cadre d’une activité spécifique indiquez alors le montant dans les activités. Il faudra justifier ces achats/activités dans la description de vos activités.

 

Question 9 : Si une organisation fait partie d’un réseau ou une faîtière d'organisations est-ce que cette organisation peut postuler au dispositif SOFIA à titre individuel ?

Réponse 9 : Oui, c’est possible. Il peut y avoir une soumission par le réseau ou la faîtière d'organisations (sous réserve d'avoir une existence juridique et une équipe dédiée), et une  soumission par l’organisation de rattachement de la faîtière ou du réseau. Si plusieurs organisations du réseau ou de la faîtière postulent, ils le font au titre de leur organisation et donc feront des demandes séparées qui seront traités comme telles.

Toutes les demandes ne pourront malheureusement pas être retenues, les critères d’éligibilités et la pertinence de votre demande sera étudiée par un comité de sélection.

 

Question 10 : Si un réseau ou une faîtière d'organisations postule et obtient une subvention, est-ce que la subvention est répartie entre les membres du réseau ?

Réponse 10 : Non, la subvention sera octroyée au réseau ou la faîtière d'organisations avec pour unique objectif de renforcer la structure du réseau ou de la faîtière. La subvention ne sera pas répartie entre les organisations membres. Dans la subvention, des activités pour renforcer les capacités des organisations membres pourrait cependant être inclus (par exemple : des formations, des séminaires, des événements, etc.).

 

Question 11 : Faut-il prévoir un le budget dédié à des assistances techniques pour renforcer les capacités de notre organisation ?

Réponse 11 : Non, les assistances techniques destinées à renforcer la capacité des organisations soumissionnaires seront prises en charge directement par Expertise France.

 

Question 12 : Les 5% d’imprévus dans le budget doivent-ils être inclus dans la subvention de 50 000€ à 75 000€, ou est-ce qu’ils viennent en plus de l’enveloppe de la subvention ?

Réponse 12 : Les imprévus doivent être inclus dans la limite de l’enveloppe de la subvention. Ainsi, si la subvention demandée est 75 000€, cela représente une subvention de 71 429€ et 5% d’imprévus (3 571,5€).

 

Question 13 : Pourriez-vous nous donner des exemples d’activités qui pourraient être prises en charge par la subvention du dispositif SOFIA ?

Réponse 13 : Les activités couvertes pas SOFIA n’ont pas vocation à être un projet en tant que tel avec un objectif commun et des indicateurs de résultats. La subvention vise plutôt à couvrir des activités de routine de l’organisation qui ont pour vocation d’appuyer le quotidien de votre organisation ou de renforcer votre capacité d’action dans la lutte contre le VIH, le paludisme et la tuberculose, le renforcement des systèmes de santé et/ou l’accès des populations clés des trois pandémies à la santé.

Des exemples d’activités peuvent inclure (non-exhaustive) : des séminaires d’équipe, de la communication, du plaidoyer, des ateliers, etc.

Cependant, les activités ne doivent pas couvrir la totalité de la subvention. Veuillez noter que le budget est donné uniquement à titre indicatif et sera revu en cas pré-sélection.

 

Question 14 : Dans le formulaire de soumission (Annexe 1), si notre organisation est impliquée sur plusieurs thématiques d’intervention, faut-il décrire toutes nos activités sur l’ensemble des thématiques ou bien juste décrire nos activités dans le domaine de la santé ?

Réponse 14 : Il faudrait décrire les activités de votre organisation menées dans le domaine de la santé en lien avec les enjeux de lutte contre le VIH, le paludisme et la tuberculose, le renforcement des systèmes de santé et/ou l’accès des populations clés des trois pandémies à la santé.

Vous pouvez mentionner les autres secteurs d’intervention dans le formulaire, mais brièvement. Etant donné que votre organisation doit soumettre un rapport d’activité avec la candidature, l’équipe SOFIA pourra prendre connaissance des autres activités de votre organisation sur les autres thématiques d’intervention dans ce document.

 

Question 15 : Dans le formulaire de soumission (Annexe 1) : 1) Comment faut-il renseigner la section « Financements gérés par votre organisation (page 3) » dans le cas où une subvention a été attribuée sur plusieurs années ? 2) Si notre organisation a décroché une subvention en 2023, pourrions-nous l’inclure dans le tableau ?

Réponse 15 : Dans le tableau, vous pouvez faire une ligne par subvention. Dans la colonne année du tableau, si vous avez une subvention sur plusieurs années, vous pouvez mettre l’année de début de la subvention et l’année de fin de la subvention (Par exemple : 2020 - 2022).

Si vous avez reçu une subvention en 2023, vous pouvez l’inclure dans le tableau.

 

Question 16 : Dans le formulaire de soumission (Annexe 1) « Financements gérés par votre organisation» (page 3), en quoi cette partie est différente des questions dans la Partie II du formulaire de soumission sur la description de nos activités ?

Réponse 16 : Dans la section « Financements gérés par votre organisation (page 3) » (Partie I du formulaire de soumission) il faut uniquement lister les subventions qui ont été attribuées à votre organisation sur les trois dernières années (vous pouvez ajouter les financements de 2023). Il ne faut pas détailler les activités des projets financées par les subventions. Tout ce qui concerne la description des activités et les bénéficiaires directs de votre organisation est à renseigner dans les questions spécifiques de la deuxième partie II du formulaire de soumission.

 

Questions 17 : Si notre organisation n’a pas reçu de subvention et fonctionne uniquement sur des dons faits par des personnes individuelles, que devons-nous indiquer dans la partie « Financements gérés par votre organisation » (page 3) du formulaire de soumission (Annexe 1)?

Réponse 17 : Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de compléter le tableau « Financements gérés par votre organisation ». Vous pouvez simplement préciser dans le tableau que votre organisation opère uniquement sur des fonds propres (dons, etc.) afin d’informer l’équipe du dispositif SOFIA sur votre mode de fonctionnement.

 

Question 18 : Quel est le niveau de détail attendu dans le budget de la subvention, section « 6. Subvention demandée au dispositif SOFIA sur 15 mois » ?

Réponse 18 : Il faut faire une ligne par dépense. Il faut placer chaque ligne sous la rubrique le plus pertinente (1. Ressources Humaines, 2. Frais de Fonctionnements ou 3. Activités).

Par exemple : Si vous voulez prendre en charge le salaire d’un employé, il faut faire une ligne spécifique pour le salaire sous la rubrique « 1. Ressources Humaines ». Il faut également préciser le % de prise en charge de cette dépense dans la colonne « (%) prise en charge ». Une dépense peut être couverte à 100% par la subvention, ou partiellement couverte.

 

Question 19 : Est-il possible pour la subvention de prendre en charge le salaire de nouveaux employés (et les recruter si la subvention est attribuée à notre organisation) ou bien peut-elle uniquement couvrir des employés qui travaillent déjà au sein de l’organisation ?

Réponse 19 : Oui, la subvention peut prendre en charge le salaire de nouveaux employés.

 

Question 20 : Est-ce qu’un salaire peut être pris en charge à 100% par la subvention du dispositif SOFIA ?

Réponse 20 : Oui, la subvention peut prendre en charge des dépenses à 100% tant que le budget total de la subvention reste entre 50 000€ à 75 000€.

 

Question 21 : Est-ce que le dispositif SOFIA prévoit de faire des moments d’échange et de partage entre les organisations sélectionnées pour faire partie du dispositif ?

Réponse 21 : Oui, pour les organisations sélectionnées, les évènements d’échange et de partage des connaissances au niveau national et régional sont prévus. Ces moments d’échange seront davantage développés à l’issue de la phase de sélection des organisations.

 

Question 22 : Est-ce que la subvention SOFIA est destinée seulement au renforcement de capacités institutionnelles et techniques des OSC qui seront sélectionnées ?

Réponse 22 : Oui, c'est exact. L'objectif du dispositif est de fournir une subvention et un accompagnement technique pour renforcer les capacités des organisations en tant que structure individuelle. La subvention peut couvrir des frais de fonctionnement, des ressources humaines de l'organisation et/ou des activités. Si des activités sont prévues, elles n’ont pas vocation à être un projet en tant que tel. En revanche, l’appui du dispositif SOFIA peut venir en complémentarité avec un financement reçu par ailleurs afin d’appuyer votre organisation dans l’exécution et le suivi de ce projet.

 

Question 23 : Est-ce que la réalisation de l'audit externe de notre organisation peut être prise en compte en tant qu'une activité ?

Réponse 23 : Oui il est possible de prendre en charge l'audit externe de votre organisation en tant qu'une activité sur la subvention.

 

Questions 24 : Dans le cas où notre organisation est présélectionnée, comment serons-nous informés ? Selon quel calendrier ?

Réponse 24 : Fin septembre 2023, vous allez recevoir une notification formelle envoyée par e-mail pour vous annoncer les résultats.

Voici ci-dessous le calendrier provisoire pour le déroulement des prochaines étapes :

• Clôture de l’appel à manifestation d’intérêt : 14 juin 2023
• Réponse sur la présélection des organisations : fin septembre 2023
• Diagnostics initiaux entre octobre 2023 et février 2024
• Validation des candidatures suite aux diagnostics et envoi des subventions.

 

Question 25 : Dans la 1ère partie du formulaire de soumission (Annexe 1), il est indiqué qu’il ne faut pas excéder les 3 pages. Cependant, en complétant le tableau « Financement gérés par votre organisation » (page 3) du formulaire de soumission, elle prend plus de 2 pages. Comment faut-il procéder ?

Réponse 25 : Dans la section « Financements gérés par votre organisation (page 3) » (Partie I du formulaire de soumission) il faut uniquement lister les subventions qui ont été attribuées à votre organisation sur les trois dernières années (vous pouvez également ajouter les financements de 2023). Il ne faut pas détailler les activités des projets financés par ces subventions. Si votre organisation a bénéficié d’un nombre important de subventions, veuillez lister uniquement les subventions les plus importantes en termes de montant financier. Cette section ne devrait vraiment pas dépasser une page.

Tout ce qui concerne la description des activités et bénéficiaires directs de votre organisation est à renseigner dans les questions spécifiques de la deuxième partie II du formulaire de soumission.

 

Question 26 : Faut-il que notre organisation soit active sur l’ensemble des trois maladies, VIH, tuberculose et paludisme, pour être l’éligible ?

Réponse 26 : Non, vous pouvez être actif sur une seule des maladies, ou sur les trois.

 

Question 27 : Est-ce que les véhicules d’occasion sont des dépenses éligibles au dispositif SOFIA ?

Réponse 27 : Oui, les véhicules d’occasion peuvent être considérées comme des dépenses éligibles. Il faudra justifier ces achats dans la description de vos activités.

 

Question 28 : Est-ce que les dépenses de construction sont éligibles au dispositif SOFIA ?

Réponse 28 : : La subvention est d'une durée initiale de 15 mois. La construction de bâtiments est donc difficile à envisager sur un période aussi courte et donc n'est pas privilégiée dans le cadre du dispositif SOFIA. En revanche, la prise en charge de loyers constitue une dépense éligible dans le cadre de cette subvention.

 

Question 29 : Est-ce que des valorisations de ressources humaines (RH) qui ne sont pas comptabilisées dans le rapport financier d’une organisation pourraient être comptabilisées dans le budget annuel d’une organisation ?

Réponse 29 : Non, l’éligibilité financière de votre organisation sera vérifié uniquement sur le montant des dépenses annuels qui figurent dans votre rapport financier pour 2021.

 

Question 30 : Une organisation peut-elle choisir entre l’appui financier et l’appui technique du dispositif SOFIA ? Est-il possible de bénéficier uniquement de l’appui financier ?

Réponse 30 : Non, les organisations bénéficieront systématiquement des deux types d’appuis : l’appui financier et l’appui technique. Il ne sera donc pas possible de bénéficier uniquement de l’appui financier.

 

Questions 31 : Est-ce qu’il y aura un nouvel appel à manifestation d’intérêt pour l’année 2024 ?

Réponse 31 : Oui, un nouvel appel à manifestation d’intérêt est prévu en 2024. Cependant, les pays éligibles au dispositif SOFIA en 2024 pourraient évoluer.

 

Question 32 : Est-ce qu’une dépense pourrait être prise en change à 100% par la subvention du dispositif SOFIA ?

Réponse 32 : Oui, une dépense peut être prise en charge à 100% à condition que le budget reste dans l’enveloppe maximum de 75 000€.

 

Question 33 : Après avoir accédé à notre espace cloud et après avoir importé les documents, nous avons constaté qu’Il n'y a pas une icône "soumettre" sur laquelle cliquer pour envoyer le dossier de candidature. Est-ce normal ?

 Réponse 33 : Effectivement, il n'y a pas de bouton "soumettre". Il suffit d’importer vos documents sur le cloud pour que l'équipe SOFIA puisse les visualiser. Vous avez jusqu’au 14/06/2023 à 12h pour continuer à télécharger des documents sur le cloud et/ou modifier les documents si besoin. L’équipe SOFIA n’aura pas accès à vos documents avant cette date.

 

Question 34 : En dehors du formulaire de soumission et des documents exigés à la page 6 du règlement de l’AMI « 4.1. Documents à envoyer à Expertise France », est-il possible pour les organisations de joindre d’autres pièces pour prouver leur éligibilité comme les attestations de bonne fin d’exécution/contrats ou lettres de recommandations ?

Réponse 34 : Oui, c'est possible. Cependant, l'éligibilité de l'organisation sera uniquement vérifiée sur la base des 6 documents dans le paragraphe "4.1. Documents à envoyer à Expertise France".

 

Question 35 : L’autofinancement est-il obligatoire pour les organisations candidates? Si oui, jusqu’à quel pourcentage ?

Réponse 35 : Les dépenses prévues dans la demande de subvention peuvent être couvertes à 100% par la subvention, un auto-financement n'est donc pas nécessaire.

 

Question 36 : Faut-il renseigner l’annexe « Grille évaluation des candidatures - Dispositif SOFIA» qui se trouve avec le règlement d’appel à manifestation d’intérêt ?

Réponse 36 : Non, la grille d’évaluation est le document qui sera utilisé pour évaluer les candidatures. Elle est fournie uniquement à titre consultatif.