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Canal 1 : Expertise court terme

Faire une demande d’expertise

L’ensemble des parties prenantes des programmes financés par le FM dans les pays éligibles à l’Initiative 5% peuvent y faire appel :

- Instances de coordination nationale (CCM),
- Récipiendaires principaux (PR),
- Sous-récipiendaires (SR),
- Sous-sous-récipiendaires (SSR),
- Autres acteurs nationaux de lutte contre les trois pandémies des pays éligibles : gouvernement et institutions publiques, organisations de la société civile ou du secteur privé,
- Une demande à caractère régionale peut être considérée si elle est portée par un seul organisme demandeur et si tous les pays concernés par cette demande sont éligibles.

 

Quel type d’expertise peut être demandé ?

L’expertise doit viser à renforcer l’accès et la mise en oeuvre des subventions du Fonds mondial (appui au dialogue pays pour les notes de concept, renforcement des capacités pour la mise en oeuvre et le suivi-évaluation des subventions, mesure d’impact, appui organisationnel…).
Si une problématique n’est pas clairement identifiée, la demande d’expertise peut porter sur une mission initiale de diagnostic. L’expertise peut prendre la forme de missions, d’études, d’ateliers de travail ou de formations.

L’Initiative 5% ne doit pas dupliquer d’autres mécanismes existants, en particulier des activités financées par le FM (les activités d’expertise prévues au budget des subventions du Fonds mondial ne sont pas éligibles à l’Initiative 5%).

Les principaux critères d’éligibilité d’une demande sont le fait qu’elle émane de l’organisation qui va bénéficier concrètement de la mission d’expertise (et non du porteur d’expertise), sa pertinence et le lien de cette demande avec le Fonds mondial dans le pays.

Type de missions d’expertise mises en œuvre par l’Initiative 5% :
  • Appui à la rédaction d’une requête au Fonds mondial, ou à la demande de reconduction d’une subvention
  • Appui de renforcement des capacités en gestion des financements du Fonds mondial : comptabilité, finances, administration hospitalière, gestion des approvisionnements…
  • Renforcement des capacités des personnels de santé : en biologie médicale, prescription, prise en charge, épidémiologie…
  • Renforcement des capacités des instances nationales de coordination (CCM) : gouvernance, outils, processus
  • Appui et renforcement de capacités en suivi-évaluation
  • Diagnostic sur les problématiques de mise en œuvre de subventions

La durée de la période de mise en œuvre doit être adaptée à l’objectif de la demande. Dans aucun cas elle ne pourra excéder 12 mois, ni l’atteinte de l’objectif visé. L’Initiative 5% ne finance pas d’assistance technique résidentielle. Les missions doivent être réalisées par un
ou plusieurs experts sur de courtes durées, ou de manière itérative/répétée.

 

L’Initiative 5% prendra en charge pour les missions d’expertise : les honoraires des experts, leurs frais de déplacements, leurs indemnités journalières et hébergement, les coûts nécessaires à l’élaboration des livrables (documents, rapports, manuels…). L’ensemble de ces coûts seront gérés directement par l’initiative 5%.
Il est souhaitable que les bénéficiaires de l’expertise facilitent la mission en mettant notamment à disposition un bureau pour l’expert et les locaux pour les ateliers ou réunions. Dans certains cas, l’Initiative 5% peut contribuer aux frais des ateliers nécessaires à la mission d’expertise.

 

Dans le cadre du Canal 1, les missions seront mises en œuvre par Expertise France ou ses partenaires. Les demandes de financement ou demandes de subvention ne sont donc pas éligibles et ne seront pas étudiées. 

 

Vous préparez une demande et vous avez un doute sur l’éligibilité de cette demande ? N’hésitez pas à nous contacter (initiative5pc.ef@expertisefrance.fr) ou à contacter le Conseiller régional en santé mondiale de l’Ambassade de France.

Comment faire une demande ?

Une demande est constituée de trois documents :

- Le cahier des charges de la demande, complété selon le modèle fourni,
- Une lettre d’accompagnement complétée et signée,
- Une copie d’un courrier informant le CCM de la demande.

 

La demande (les 3 documents dument complétés) doit ensuite être transmise par mail au SCAC de l’Ambassade de France (les demandes ne doivent pas être adressées directement à Expertise France)  trois semaines avant la date du prochain Comité de Pilotage.

Dans le cas d’une demande régionale, les copies des courriers envoyés au CCM de chaque pays doivent être jointes.

 

 Les demandes suivent le circuit suivant :
- Elles sont adressés par mail à l’Ambassade de France ;
- Elles sont transmises par l’Ambassade de France au Conseiller régional en santé mondiale (CRSM),
- Le CRSM recueille les avis des partenaires (Portfolio Manager du Fonds mondial, AFD, équipe d’appui interpays de l’OMS…), et transmet le dossier au secrétariat du Comité de Pilotage avec un avis d’opportunité dans un délai de 10 jours ;
- Le secrétariat vérifie la conformité de la demande et la présente au Comité de Pilotage. Le Comité de Pilotage décide d’accepter ou non la demande. Il peut également l’accepter sous conditions et demander des clarifications ou amendements.

 

Le Comité de Pilotage se réunit une fois par mois pour étudier les demandes d’expertise des pays et décider de leur mise en œuvre par Expertise France. Les dates prévisionnelles du Comité de Pilotage sont les suivantes :

 

- Vendredi 24 février 2017

 

- Jeudi 23 mars 2017

 

- Jeudi 20 avril 2017

 

- Jeudi 18 mai 2017

 

- Jeudi 15 juin 2017

 

- Jeudi 21 septembre 2017

 

- Jeudi 19 octobre 2017

 

- Jeudi 23 novembre 2017

 

- 14 décembre 2017

 

 Les demandes peuvent donc être transmises tout au long de l’année. En cas de besoin, une consultation en urgence peut être mise en place.

Comment faire une demande régionale ?

Une demande régionale peut être transmise à condition qu’elle soit portée par une organisation bénéficiaire d’un pays, qui signera la lettre d’accompagnement. Le CCM de chaque pays concerné doit être informé et une copie des courriers d’information à chaque CCM devra être jointe à la demande.

Identification de l’expertise

Les Termes de référence de chaque mission sont élaborés par Expertise France en collaboration avec le bénéficiaire. Une fois ces Termes de référence approuvés, un accord est signé entre Expertise France et le bénéficiaire, puis Expertise France lance un appel à candidatures pour identifier la meilleure équipe d’experts. Les CV des experts sélectionnés sont ensuite soumis à l’approbation du bénéficiaire.
Les missions d’expertise commencent en moyenne trois mois après leur approbation par le Comité de pilotage. Pour les missions urgentes, les experts peuvent arriver dans le pays une semaine après la validation de la demande.

 

Dans des cas exceptionnels, l’organisation sollicitant une expertise peut avoir déjà identifié l’organisation ou l’expert qui la mettra en œuvre. Dans ce cas ce choix, qui sera soumis au Comité de pilotage de l’Initiative, doit être justifié dès l’envoi de la demande. Il devra notamment être démontré pourquoi cette organisation ou cet expert sont les mieux à même de réaliser la mission, et pourquoi aucune autre organisation ou aucun autre expert ne pourrait le faire dans les mêmes conditions. Si le choix n’est pas suffisamment justifié, il ne sera pas approuvé. Pour appuyer la justification, le demandeur devra fournir le CV de l’expert identifié, et si une organisation est identifiée, le budget prévisionnel de cette organisation.
Cette possibilité s’applique aux organisations publiques ou associatives. Les sociétés privées ne peuvent mettre en œuvre une mission qu’à la suite d’une mise en concurrence.

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